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Wie Sie effiziente Meetings führen

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Besprechungen müssen gut geplant sein: Die richtige Vorbereitung ist wichtiger als viele denken, die strukturierte Durchführung das A und O und die Nachbereitung ein essentieller Task. Erfahren Sie hier, warum es wichtig ist, nur die relevanten Personen einzuladen, welche Aufgabe der Moderator hat und wie Sie dafür sorgen, dass das Besprochene nicht im Sand verläuft.

1. Fragen, die Sie sich vor dem Meeting stellen sollten

Brauchen wir wirklich ein Meeting? Zu viele Meetings sind kontraproduktiv. Es gibt Dinge, die lassen sich auch per Mail, telefonisch oder im Vorbeigehen klären. Eine Besprechung muss einen guten Grund haben und darf auf keinen Fall den Eindruck erwecken, unnötig zu sein.

Um welche Art Meeting handelt es sich? Es gibt Kick Off-Meetings, den Jour Fixe, Nachbesprechungen, Krisenmeetings, solche, bei denen es um ein Kennenlernen geht und noch viele andere. Wenn Sie die Einladung ausschicken, schreiben Sie gleich im Betreff dazu, um was für ein Meeting es sich handelt, so dass die Teilnehmenden auf den ersten Blick sehen, worum es geht.

Wer muss dabei sein? Laden Sie nur die Personen ein, deren Anwesenheit wirklich relevant ist. Mitarbeiter, die sich fragen was sie in dem Meeting überhaupt verloren haben, fühlen sich schnell überflüssig und könnten weitere Besprechungen als Zeitverschwendung vorverurteilen.

Was ist das Ziel des Meetings? Als Unternehmer wissen Sie, wie wichtig es ist, sich Ziele zu setzen. Überlegen Sie sich vorab, welchen Output Sie sich erhoffen – und verlieren Sie das Ziel nicht aus dem Auge.

Wer muss was vorbereiten? Wenn Sie sich Beiträge von Ihren Mitarbeitern erwarten, dann sorgen Sie dafür, dass diese Info auch ankommt. Sprechen Sie nach dem Ausschicken der Einladung eventuell noch einmal persönlich mit den entsprechenden Personen.

Welches Setting ist passend? Es muss nicht immer der Besprechungsraum sein. Manche Meetings lassen sich im Freien abhalten oder bei einem Mittagessen – abhängig vom Thema. Auch Meetings im Stehen sind derzeit beliebt: Sie sollen Müdigkeit vorbeugen und dafür sorgen, dass die Punkte effizienter abgearbeitet werden.

2. Was Sie während des Meetings beachten sollten

Halten Sie sich an die Zeiten und die Agenda: Ordnen Sie den einzelnen Punkten bestimmte Zeiträume zu, inklusive Pufferzeiten. Denn manchmal kommen Themen auf, die Sie nicht einfach abwürgen können.

Bleiben Sie bei der Sache: Smartphones, Tablets & Co. sollten nicht mit dabei sein. Legen Sie einen Moderator fest: Wenn Sie sich nicht selbst um die Führung des Meetings kümmern möchten, bestimmen Sie eine Person, die die Agenda im Überblick behält. Sie wird Teilnehmer, die am Thema vorbeireden oder zu viel Redezeit in Anspruch nehmen, sanft in die Schranken weisen, das Besprochene zusammenfassen sowie besonders wichtige Punkte wiederholen.

Lassen Sie ein Protokoll führen: Bestimmen Sie gleich zu Beginn oder schon im Vorfeld eine Person, die das Meeting mitdokumentiert.

Legen Sie klare To dos fest: Fassen Sie am Ende des Meetings auf Basis der Dokumentation zusammen, wer was bis wann erledigen sollte.

3. Was nach dem Meeting geschehen sollte

Schicken Sie das Protokoll aus: Am besten noch am selben Tag oder einen Tag später. Das zeigt den Teilnehmern, dass das Thema wichtig ist und hohe Priorität genießen sollte. Bedanken Sie sich bei dieser Gelegenheit auch gleich für die Anwesenheit Ihres Teams.

Planen Sie gegebenenfalls ein Follow-up-Meeting: Überlegen Sie sich, ob ein Follow-up-Meeting sinnvoll ist: Damit sind Sie wieder bei Schritt 1 angelangt.

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