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Die besten Zeitmanagement-Techniken

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Effizienter arbeiten, sich weniger ablenken lassen, dem systematischen Aufschieben von Aufgaben einen Riegel vorschieben: Wir stellen Ihnen die bewährtesten Strategien zum Zeitmanagement vor.

Not-To-Do-Liste: Schreiben Sie auf, was Sie bewusst nicht tun wollen.

Eine Liste mit Tätigkeiten, die tabu sind – wie zum Beispiel ständiges E-Mail-Checken oder Zeit auf Facebook zu verbringen – kann Ihnen erst so richtig die Augen öffnen. Sie sehen, welche Tätigkeiten Ihnen Zeit stehlen und Sie können sich ganz bewusst dagegen entscheiden. So rücken auch wieder die wichtigen Tätigkeiten in den Fokus.

Das Elefanten-Prinzip: Zerlegen Sie Ihre Projekte in kleine Teilaufgaben

Vielleicht kennen Sie die Antwort auf die Frage: „Wie isst man einen Elefanten?“ Was unmöglich oder sehr anstrengend scheint, wird plötzlich zum realisierbaren Unterfangen, wenn Sie Schritt für Schritt vorgehen: Zerstückeln Sie Ihre Projekte in kleine, überschaubare Aufgaben, die Sie mit Deadlines versehen. Legen Sie eine Reihenfolge fest (zum Beispiel mit Hilfe der Eisenhower-Matrix oder Getting Things Done, siehe weiter unten) und beginnen Sie, eine nach der anderen abzuarbeiten. Die Antwort auf die Frage von oben lautet übrigens: „Stück für Stück.“

Eisenhower-Matrix: Teilen Sie Ihre Tasks nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ein

Sie können jede Ihrer Aufgaben danach beurteilen, wie wichtig sie ist und wie dringend. Eine Vierfelder-Matrix visualisiert Ihre Tasks:

Eisenhower_Matrix

Ziel ist es, Tasks von Feld zwei in Feld eins zu verschieben. Wenn Sie alleine arbeiten und Ihre Aufgaben nicht weiterdelegieren können, sollten Sie sich direkt nach dem Einplanen der wichtigen aber nicht dringenden Tasks um die Aufgaben mit Prio drei kümmern.

Getting things done (GTD): Erledigen Sie zuerst, was schnell geht und dringend ist

Priorität haben dringende Tasks, die Sie auch schnell umsetzen können – wie zum Beispiel das Schreiben einer wichtigen Mail. Und schon haben Sie einen Task weniger, den Sie abhaken können. So kommen Sie leichter in den Arbeitsmodus – und die weiteren Aufgaben gehen leichter von der Hand.

Das Pomodoro-Prinzip: Arbeiten im 25 Minuten-Takt

Die Einteilung der Arbeit in 25 Minuten-Häppchen („Pomodori“) ist der Kern des Pomodoro-Prinzips. In dieser Zeit gilt die ganze Konzentration nur der jeweiligen Aufgabe – ohne Unterbrechung. Nach Ablauf der Zeit folgt eine fünfminütige Pause und nach vier „Pomodori“ dürfen Sie sich eine längere Pause von 15-20 Minuten gönnen.

Wie Sie sehen, haben viele dieser Techniken ähnliche Ausgangspunkte – und sie lassen sich beliebig kombinieren. Probieren Sie einfach aus, was für Sie am besten passt. Denn: Je effizienter Sie arbeiten, umso zufriedener sind Sie am Ende des Tages.

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